Suivre vos adhésions¶
Une fois votre campagne d'adhésion lancée, vous pouvez vous rendre dans la rubrique Adhésions pour en faire le suivi.
À noter : Open Edit n'envoie pas de notification par mail au moment de la validation des formulaires d'adhésions par les socio-pros. Si votre formulaire d'adhésion intègre une partie mise à jour des informations touristiques (sur les entités ou les objets), pensez-bien à suivre les demandes de validation d'écriture dans Apidae en parallèle.
Sur cet écran, vous pouvez retrouver l'intégralité de vos adhésions, toutes campagnes confondues. Les boutons disponibles en haut de page permettent de filtrer la liste sur les adhésions courantes ou sur les adhésions passées.
Vous pouvez modifier le tri des informations en cliquant sur les entêtes de colonnes du tableau.
Il est également possible de filtrer la liste en fonction du statut de l'adhésion (en attente de saisie, inactive, etc.)
Si vous cherchez une adhésion précise, vous pouvez exploiter le moteur de recherche pour la retrouver rapidement.
Astuce : il est possible de rechercher une adhésion à partir d'un numéro de facture.
Informations sur les adhésions¶
Pour chaque adhésion, vous pouvez visualiser :
- le statut de la saisie :
- Effectuée : le formulaire d'adhésion a bien été rempli
- En attente de saisie : le fomulaire d'adhésion a été envoyé. Le socio-pro n'a pas encore effectué sa saisie
- En attente de paiement : la facture liée à cette adhésion n'a pas encore été acquittée
- Active : l'adhésion est finalisée
- Inactive : pas d'adhésion pour ce socio-pro
- le nom de l'offre (et son identifiant Apidae)
- sa formule d'adhésion
- le montant de son adhésion. Si deux lignes sont affichées, le F correspond à "forfait" et le O à "option"
- le montant de la facture d'adhésion
- l'historique du ou des paiements, le moyen de paiement, le numéro de facture réglés ou en attente : cette information s'affiche uniquement quand le paiement est effectif et donc, que l'adhésion est réglée
- la date et l'heure de signature du formulaire d'adhésion
Boutons d'actions¶
En bout de ligne, vous retrouvez des boutons qui vous permettent d'effectuer différentes actions
- Picto document PDF : exporter le bon de commande au format PDF
- Picto crayon : modifier la souscription de l'adhésion
- Picto recyclage : réinitialiser l'adhésion. La réinitialisation peut notamment être utile en cas d'erreur sur l'adhésion.
Traitements groupés¶
En complément, en haut de votre écran, vous disposez d'un bouton Exporter et d'un bouton Relancer.
Ces boutons, associés aux cases à cocher disponibles sur la liste des adhésions (tout à gauche), permettent d'effectuer des actions groupées sur vos adhésions.
Sélectionnez simplement les adhésions à cibler en cochant les cases de sélection des offres
Et utilisez l'un des deux boutons d'action disponible :
- Le bouton Relancer permet d'envoyer un mail de notifications pour toutes les adhésions qui ont une facture en attente de paimet.
- Le bouton Exporter permet, quant à lui, de générer un fichier Excel de vos adhésions.
Contenu du fichier d'export des adhésions¶
Le fichier exportable à partir de la liste des adhésions reprend l'ensemble des informations liées à leur suiv :
- Nom de l'offre
- Statut de la saisie ( + date et heure de mise à jour)
- Montant de l'adhésion
- État du règlement
- Factures
- Date et heure de signature
- Pièces jointes
- Lien vers le bulletin d'adhésion
- Informations de suivi
- Moyens de paiement
- Formule
- Territoire
- Catégorie
- Structure
- Type de structure
- N° de SIRET
- Coordonnées de la structure
- Coordonnées de facturation