Utiliser des documents dans Open Edit¶

Une fois un document ajouté dans Open Edit, celui-ci dispose d’un lien direct pouvant être réutilisé dans différents outils et fonctionnalités de la plateforme.
Cette approche permet de partager des fichiers sans pièces jointes et de garantir l’accès à une version unique et à jour du document.

Récupérer le lien d’un document¶

Depuis la page Gestion des documents :

Repérer le document concerné dans la liste
Cliquer sur Copier l’adresse du document

Copier le lien vers un document

Le lien est automatiquement copié dans le presse-papiers

Ce lien peut ensuite être collé dans l’outil ou le champ souhaité.

Utiliser un document dans un formulaire¶

Les documents stockés peuvent être utilisés dans les formulaires Open Edit, notamment pour :

mettre à disposition un guide de partenariat,
fournir un document explicatif,
accompagner l’utilisateur lors de la saisie.

Ajouter un document dans un formulaire

Coller le lien du document

Cas d’usages fréquents¶

ajout d’un lien dans un encart d’aide,
insertion dans un texte informatif,
partage d’un document à consulter avant ou pendant la saisie.

L’utilisateur accède alors au document via un lien, sans quitter le formulaire.

Utiliser un document dans une campagne¶

Les documents peuvent également être utilisés dans les campagnes Open Edit.

Ils peuvent être intégrés :

dans le contenu d’un email,
dans un message destiné aux destinataires,
comme ressource complémentaire liée à la campagne.

Cette méthode permet :

d’éviter les emails trop lourds,
de conserver un message plus lisible,
de garantir l’accès à la version la plus récente du document.

Exemples d’usages courants¶

guide de partenariat partagé dans une campagne d’adhésion,
document explicatif joint à un formulaire,
notice d’accompagnement envoyée par email,
document contractuel transmis via une campagne.

Bonnes pratiques¶

utiliser des noms de fichiers explicites avant l’import,
réutiliser un même document via son lien plutôt que le dupliquer,
vérifier régulièrement que les documents stockés soient à jour,
sinon, supprimer les documents devenus obsolètes.