Mettre en place la facturation électronique¶
Open Edit vous permet de préparer et d'émettre vos factures au format électronique Factur-X, tout en conservant le fonctionnement habituel de vos campagnes d'adhésion et du suivi de vos factures.
La mise en place de la facturation électronique nécessite cependant quelques vérifications et paramétrages préalables.
1. Vérifier les informations de votre Office de Tourisme¶
Avant de commencer, vérifiez que toutes les informations nécessaires à l'émission de vos factures sont correctement renseignées dans le profil de votre Office de Tourisme.
Vous pouvez les consulter et les mettre à jour depuis l'écran Informations :
https://admin.open-edit.io/informations
Ces informations seront utilisées lors de la génération de vos factures.
2. Recueillir les informations de vos adhérents¶
Lors de votre campagne d'adhésion, Open Edit peut vous permettre de recueillir ou de mettre à jour les informations administratives de chaque structure.
Pour faciliter cette saisie, le champ Recherche de structure est connecté aux bases SIRENE / INPI.
À partir d'une recherche, Open Edit peut ainsi pré-remplir les différents champs du formulaire que vous avez choisi d'ouvrir à la saisie :
- SIRET
- SIREN
- numéro de TVA
- nom du siège
- adresse du siège
- nom de l'établissement
- forme juridique
- capital social
- RCS
Vous restez libre de choisir les informations que vous souhaitez demander à vos adhérents lors de l'étape Mise à jour des infos de la structure.
Dans le cadre de la facturation électronique, nous vous recommandons notamment de rendre la saisie du SIREN obligatoire.
Cette information permet de s'assurer que la structure destinataire de la facture est correctement identifiée et enregistrée sur une plateforme agréée.
3. Mettre en place votre campagne d'adhésion¶
Une fois ces informations configurées, vous pouvez créer et lancer votre campagne d'adhésion comme habituellement dans Open Edit.
Vos adhérents pourront ainsi vérifier ou compléter leurs informations lors de leur parcours d'adhésion.
4. Éditer vos factures¶
L'édition des factures s'effectue ensuite de la même manière qu'auparavant dans Open Edit.
Les factures générées seront désormais produites au format Factur-X, adapté à la facturation électronique.
Vous pouvez donc continuer à utiliser votre processus habituel pour générer les factures liées à vos adhésions.
5. Transmettre les factures¶
Selon votre organisation, plusieurs modes de transmission peuvent être mis en place.
Envoyer les factures vers Chorus Pro¶
Si vos factures doivent être transmises directement vers Chorus Pro, contactez-nous.
Un paramétrage technique doit être réalisé avec notre équipe afin de mettre en place la transmission depuis Open Edit.
Transmettre les factures à votre logiciel de comptabilité¶
Si vous utilisez un logiciel de comptabilité comme Pennylane ou une autre solution compatible, Open Edit peut également transmettre automatiquement les factures à votre outil comptable.
Cela permet notamment d'éviter une nouvelle saisie des factures dans votre logiciel.
Contactez nous également si vous souhaitez étudier la mise en place de cette connexion avec votre outil de comptabilité.
6. Suivre vos factures¶
Le suivi de vos factures continue de s'effectuer directement dans Open Edit, comme auparavant.
Vous conservez ainsi vos outils habituels pour retrouver vos factures et suivre leur état.
À retenir
Si votre Office de Tourisme doit émettre des factures électroniques à destination de ses adhérents, ceux-ci doivent être enregistrés sur une plateforme agréée.
Nous vous recommandons donc de rendre le SIREN obligatoire dans l'étape Mise à jour des infos de la structure de votre campagne d'adhésion. Cela permettra d'identifier correctement chaque adhérent dans le cadre de la transmission des factures électroniques.